Obwohl das „Denken in Prozessen“ betriebswirtschaftlich in den letzten Jahren immer mehr zugewonnen hat, hinkt die Personalarbeit noch immer etwas hinterher. Eine klare Prozesslandschaft würde sowohl dem Management als auch dem Facharbeiter helfen, Kompetenzen zu erkennen, Bereiche abzustecken und seine eigene Aufgabe im Unternehmenskontext optimal zu erfüllen. Das alles nicht zuletzt unter dem Gesichtspunkt, dass Personalkosten klassisch den mit Abstand größten Kostenblock in der Gewinn- und Verlustrechnung bilden.
Interessant ist auch die Verteilung der Aktivitäten auf die oben genannten drei Teilbereiche: Eine Kienbaum-Studie aus dem Jahr 2011 fand heraus, dass gerade mal 8% der zeitlichen Ressourcen auf den Bereich der echten Personalsteuerung oder der Strategie, also auf Aufgaben des Managements entfallen. Dagegen nehmen reine Unterstützungsprozesse statt Kernprozesse, wie Administration und Abrechnung 37% aller Tätigkeiten in Anspruch. In diesem Bereich ist auch etwa ein Viertel aller Mitarbeiter beschäftigt.
Bereiche wie die echte Personalentwicklung und Strategiebildung werden also noch immer stiefmütterlich behandelt, wohingegen leicht zu automatisierende Prozesse wie die Abrechnung echte Ressourcenvernichter sind.

Formulierung einer HR-Prozesslandschaft

prozessexzellenz

Am Beginn steht immer der IST-SOLL-Vergleich: Welche Tätigkeiten kehren so regelmäßig wieder, dass es Sinn macht Sie in ein standardisiertes, einfach zu reproduzierendes Verfahren zu übermitteln? Beispiele dafür sind das Ausschreiben von offenen Stellen, das Durchführen von Bewerbungs- und Personalgesprächen bis hin zum Ablauf der monatlichen Gehaltsabrechnung. Eine hohe Transparenz schafft hier eine verbesserte Akzeptanz auch für andere Unternehmensbereiche als die Personalarbeit. Oftmals hilft es für den Beginn, einfach genau aufzuschreiben, wie und warum man eine Tätigkeit ausführt – diese Sammlung kann später helfen, doppelte Aufgaben zu erkennen und Arbeitsweisen zu verschlanken. Im Hinblick auf abteilungsübergreifende Aktivitäten bietet auch die Betrachtung von vor- und nachgelagerten Prozessen und den jeweiligen Schnittstellen viele Vorteile. Dabei werden auch Potentiale aufgedeckt, ob bestimmte Aufgaben an anderen Stellen im Unternehmen oder zu einem anderen Zeitpunkt produktiver wären.

Moderne Personalarbeit: So strukturieren Führungskräfte ihr Management

Im nächsten Schritt steht die monderne Prozessoptimierung für Führungskräfte im Vordergrund: Welche „eingeschliffenen“ Verfahrensweisen lassen sich verschlanken, vereinfachen oder auch entfernen? Dieser Schritt ist aufgrund der Tatsache, dass jeder Mensch ein Gewohnheitstier ist und nicht jeder sinnvolle Verbesserungen gleich erkennt mit Bedacht und Vorsicht umzusetzen. Denkbar wäre hier ein Belohnungssystem für das Aufdecken und Umsetzen von Verbesserungspotential. Außerdem müssen alle Geschäftsprozesse immer kontrolliert und auch mögliche Optimierungen überprüft werden, um die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten.

Datenschutzrelevante Geschäftsprozesse auditieren

Zukünftige Entwicklungen im Personalwesen – auch Thema Datenschutz
HR Prozesse benötigen einen optimalen Ausgleich zwischen Aktivitäten im Management-, Kern- und Unterstützungsbereich. Aufgaben im Bereich der Unterstützungsprozesse müssen vereinheitlicht, vereinfacht, auditiert und automatisiert werden, um die freiwerdenden Kapazitäten für Aufgaben in der Personalentwicklung einzusetzen. Ebenso wird die Entwicklung von individuellen Maßnahmen der Mitarbeiterbindung- und Motivation eine immer wichtigere Rolle einnehmen. Unter Berücksichtigung des zunehmenden Kostendrucks deutscher Unternehmen ist der Erfolgsfaktor Mensch sowohl optimal als auch gewinnbringend einzusetzen.
Das Personalwesen wird sich zu einem immer dynamischeren Aufgabenfeld entwickeln, in dem interfunktionales und professionelles Handeln gefragt ist.